KI-Telefonagenten für Hausverwaltungen, die Mieteranliegen strukturiert aufnehmen.

Tanja nimmt Mängelmeldungen, Rückrufwünsche und Terminabsprachen auf und bereitet daraus klare Tickets oder CRM-Übergaben vor. So werden Anrufspitzen in der Verwaltung besser sortierbar.

Mieteranrufe prüfen lassen Ablauf ansehen

Mängel: Meldungen aufnehmen
Tickets: Übergabe vorbereiten
Termine: Abstimmung entlasten

MieteranliegenMängelmeldung und Terminwunsch

Anruf: Im Treppenhaus ist seit gestern das Licht ausgefallen.

KI: Ich nehme Objekt, Lage und Erreichbarkeit für die Bearbeitung auf.

Mängelmeldung Termin CRM Rückruf

Heute strukturiert 38 Anrufe 21 Tickets 8 Termine

Tanja - KI-Telefonassistentin für Hausverwaltungen

Tanja macht aus Mieteranrufen strukturierte Vorgänge.

Mängel, Rückrufwünsche, Terminabstimmungen und allgemeine Anliegen werden aufgenommen und für Verwaltung oder Dienstleister vorbereitet.

Tanja kennenlernen

Mängelmeldung

Aus Mieteranruf wird ein vorbereiteter Vorgang.

Tanja erfasst Objekt, Anliegen und Erreichbarkeit, damit Hausverwaltung oder Dienstleister schneller weiterarbeiten können.

Immobilien & Hausverwaltung: Kunde ruft Tanja an — 1. MieteranliegenEin Mieter meldet einen Mangel im Objekt.

Immobilien & Hausverwaltung: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Vorgang bearbeitenVerwaltung und Dienstleister sehen die relevanten Daten.

Weniger Telefonchaos bei Mängelmeldungen und Rückrufen.

Tanja sammelt Objekt, Kontakt, Anliegen und Dringlichkeit, damit daraus ein bearbeitbarer Vorgang wird.

Mängelmeldungen Mieteranliegen Eigentümerfragen Terminabstimmung Ticket-Übergabe Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Immobilien & Hausverwaltung — **Immobilien & Hausverwaltung**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Immobilien & Hausverwaltung — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Immobilien & Hausverwaltung-Prozessen.

Der Telefonagent erfasst Anliegen und macht daraus bearbeitbare Vorgänge.

Anruf annehmen

Mieter, Eigentümer oder Dienstleister werden nach Prozess begrüßt.

Objekt erfassen

Adresse, Einheit, Anliegen und Rückrufdaten werden aufgenommen.

Dringlichkeit einordnen

Schaden, Termin oder Rückruf werden passend markiert.

Übergabe erstellen

Ticket, CRM oder Aufgabe erhält die strukturierte Zusammenfassung.

KI-Telefonassistenz für Verwaltung, Service und Objektbetreuung.

Anrufe werden in strukturierte Vorgänge übersetzt, die intern oder an Dienstleister weitergehen können.

AnliegenStatusÜbergabe

Mängelmeldung Aufgenommen Ticket

Terminwunsch Vorbereitet Kalender

Eigentümerfrage Notiert Rückruf

Dringender Schaden Eskalation Team

Bessere Vorgangsdaten

Objekt, Einheit, Anliegen und Kontakt werden strukturiert abgefragt.

Anrufspitzen abfedern

Wiederkehrende Mieteranliegen werden auch bei hoher Auslastung angenommen.

Eskalation definieren

Dringende Schäden und sensible Themen werden nach Regeln markiert.

Anbindung an Arbeitsweise

Tickets, CRM, Microsoft 365 oder Listen können vorbereitet werden.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenMängelmeldung Treppenhauslicht, Objekt aufgenommen, Rückrufnummer vorhanden, Ticket vorbereiten

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz für Immobilien mit klaren Eskalationsregeln.

Vor dem Einsatz wird festgelegt, welche Anliegen automatisch aufgenommen und welche sofort weitergegeben werden.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Tanja verarbeitet nur Angaben für den vereinbarten Vorgang und dokumentiert die Übergabe nachvollziehbar.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Ja. Objekt, Einheit, Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten können strukturiert erfasst werden.

Nur wenn ein freigegebener Prozess besteht. Standardmäßig bereitet sie die Übergabe vor.

Dringende Anliegen werden nach definierten Regeln markiert oder eskaliert.

Ja. Tickets, CRM-Einträge, Microsoft 365 oder Listen können eingeplant werden.

Das wird vor dem Einsatz mit Zweck, Aufbewahrung und Zugriffen festgelegt.

Wir klären typische Anruftypen, Objektinformationen und den gewünschten Übergabeweg.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service